문서의 필요성
- 내용이 복잡한 경우
- 업무처리에 대한 의사소통이 대화로 불충분한 경우
- 행정기관의 의사표시를 증거로 남겨야 하는 경우
- 업무처리의 형식상 또는 절차상 문서가 필요한 경우
- 업무처리의 결과를 보존해야 하는 경우
문서의 기능
- 문서는 사람의 의사를 구체적으로 표현하는 기능을 한다. 기안부터 결재까지 문서가 성립하는 과정
- 문서는 자기의 의사를 타인에게 전달하는 기능을 한다. 문서의 발송 도달 등 유통과정
- 문서는 의사를 보존하는 기능을 한다.
- 자료제공, 조직내외의 업무의 연결 및 조정
문서처리의 원칙
- 신속하게 처리한다.
- 직무 범위 내에서 권한 있는 자가 책임을 가지고 처리한다.
- 법령의 규정에 따라 형식 요건을 갖추어 처리한다.
- 전자적으로 처리한다.
1. 공문서의 개념
1. 행정상의 공문서
1) 공문서란 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 말한다.
2) 전자문서란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신 수신 저장된 문서를 말한다.
개방형문서형식이란 다음을 모두 갖춘 문서를 말한다. 기술의 표준과 규격이 모두 공개되어 있을 것. 기계 판독이 가능한 형태일 것
3) 민원처리에 관한 법률 시행령 제30조 제1항에 따른 공문서
행정기관의 장이 위조 변조 방지조치, 출력한 문서의 진위 확인 조치, 그밖에 출력한 문서의 위조 변조를 방지하기 위하여 행정안전부장관이 고시한 조치를 하여 민원인에게 전자문서로 통지하고 민원인이 그 전자문서를 출력한 경우 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제3조 제1호에 따른 공문서로 인정한다.
2. 법률상 공문서
1) 형법상의 공문서
2) 민사소송법상의 공문서
2. 문서의 종류
1. 유통대상 여부에 따른 구분
1) 유통되지 않는 문서 - 내부결재문서
행정기관이 내부적으로 계획 수립, 처리방침 결정, 업무 보고, 소관사항 검토 등을 하기 위하여 결재를 받는 문서를 말한다.
2) 유통대상문서
(1) 대내문서
해당 기관 내부에서 보조기관 또는 보좌기관 상호 간 협조를 하거나 보고 또는 통지를 위하여 수발신 하는 문서
(2) 대외문서
해당 기관 이외에 다른 행정기관, 국민 등에 수발신하는 문서
(3) 발신자와 수신자 명의가 같은 문서
자신의 명의로 발신하고 자신의 명의로 수신하는 문서
2. 성질에 따른 분류
1) 법규문서
헌법 법률 대통령령 총리령 부령 조례 및 규칙 등에 관한 문서
2) 지시문서
훈 지 예 일 행정기관이 그 하급기관이나 소속 공무원에게 일정사항을 지시하는 문서
(1) 훈령 - 상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령
(2) 지시 - 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 개별 구체적으로 발한는 명령
(3) 예규 - 행정업무의 통일을 위하여 행정업무의 처리기준을 제시하는 문서
(4) 일일명령 - 당직 출장등 일일업무에 관한 명령
3) 공고문서
(1) 고시 - 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로 폐지가 없는 한 효력을 유지한다.
(2) 공고 - 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로 단기적 일시적
4) 비치문서
행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내에 비치하여 업무에 활용하는 문서
5) 민원문서
민원인이 행정기관에 허가 등 특정한 행위를 요구하는 문서
6) 일반문서
1-5 외의 문서, 회보, 보고서
3. 일련번호
누년일련번호 - 연도 구분 없이 누년 연속되는 일련번호 - 법규문서, 훈령, 예규
연도별 일련번호 - 연도별로 구분하여 연도 표시가 없는 번호 - 일일명령, 회보
연도표시 일련번호 - 연도표시와 연도별 일련번호 - 지시문서, 공고, 고시