행정사 2차 사무관리론 - 4. 문서의 기안

1. 문서의 기안 

1) 개념

문서의 기안이란 행정기관의 의사를 결정하기 위하여 문안을 작성하는 것이다.

 

2) 기안의 요인

1. 상급자의 지시
2. 접수문서의 처리
3. 법령 훈령 예규 등의 근거
4. 순수 자기 발안

3) 기안의 원칙

문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다.

 

4) 기안자의 자격

기안자의 범위는 제한이 없다. 공무원이면 누구든지 기안자가 된다.

 

2. 기안문 작성 유의사항

1) 기안문 작성 전

1. 기안자는 문제를 파악하고 행정선례 및 관계규정을 숙지하여야 한다.
2. 기안의 목적을 파악하고 자료를 수집 분석하고 설문조사 등을 통하여 의견을 청취한다.
3. 복잡한 기안의 경우 초안을 작성한다.
4. 기안자는 책임의식을 가지고 기안하여야 한다.

2) 기안문 작성 시

 

(1) 정확성 - 육하원칙 오탈자 문법에 맞게 내용 빠뜨리지 않고 과장된 표현없이

(2) 용이성 - 이해하기 쉽게, 짧게, 어려운 용어 지양, 구체적이게

(3) 성실성 - 성의 있고 진실하게 적절한 경어 위압적인 표현 쓰지 않기

(4) 경제성 - 일상 반복적인 업무는 표준기안문 사용 서식 통일 1건 1매 주의 용지 규격 표준화

 

3. 기안의 종류

기안의 방법에는 기안문 서식을 사용하는 경우와 서식을 사용하지 않는 기안 방법이 있다.

일반기안이란 가장 일반적인 형태로 어떤 하나의 안건을 처리하기 위하여 정해진 기안서식에 문안을 작성하는 것을 말한다.

 

1) 일괄기안

 

(1) 개념

일괄기안이란 서로 관련성이 있는 2개 이상의 안건을 동시에 일괄하여 기안하는 것을 말한다.

 

(2) 작성 및 시행방법

1. 일괄기안은 각각의 기안문에 작성한다.
2. 제목은 각 안의 내용 및 성격에 따라 다르게 정할 수 있다.
3. 제1안 제2안 제3안 등의 용어는 쓰지 않는다.
4. 특별한 경우를 제외하고 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 날짜로 시행한다.
5. 발송을 전제로 시행 하는 기안문이 제1안 내부결재의 내용과 동일한 경우 내부결재 안건을 작성을 생략할 수 있다.
6. 대내외를 발송한 문서의 경우 각각의 기안문에 발신명의를 모두 표시해야 한다.

2) 공동기안

 

(1) 개념

공동기안이란 2이상의 행정기관의 장의 결재를 맡아 공동명의로 시행하기 위하여 문안을 작성하는 것을 말한다.

 

(2) 작성 및 시행방법

1. 공동기안문서는 그 문서처리를 주과하는 기관에서 기안하여 먼저 그 기관의 장의 결재를 맡은 후 관계 행정기관의 장의 결재를 받는다.
2. 공동기안은 관계기관의 보조기관 등과 충분한 협의가 있어야 한다.
3. 관계기관이 2인 경우 결재란을 나누어 주관기관 다음 관계기관 결재
4. 관계기관이 3이상인 경우 별지에 필요한 수만큼 결재란을 만들어 첨부 후 결재
5. 공동기안문서는 문서를 처리하는 주관기관의 문서등록대장에 등록하고 등록번호를 부여하는 등 주관기관 문서처리 절차에 따른다.
6. 공동기안문의 발신명의 표시는 주관하는 행정기관장의 명의를 맨 위에 표시하고 관계기관 장의 명의를 그 밑에 표시한다, 문서처리를 주관하는 행정기관의 발신명으에만 관인 날인한다.