1. 문서 처리의 기본원칙 (문서 작성)
1) 전자적 처리
(1) 행정기관의 장은 문서의 기안 검토 결재 등 처리 절차를 전자문서시스템 또는 업무관리시스템 상에서 전자적으로 처리하여야 한다.
(2) 행정기관의 장은 국민생활의 편의를 제고하고 전자문서를 체계적으로 관리 활용하기 위하여 다음의 기준에 따라 문서를 처리하도록 노력하여야 한다.
- 개방형 문서형식으로 문서의 요지와 키워드를 포함하여 작성할 것
- 국민에게 문서의 다양한 형식으로 제공할 것
- 국민이 다양한 장치에서 문서에 접근할 수 있도록 할 것
* 개방형 문서형식의 전자문서란 기술의 표준과 규격이 공개되어 있어야 하고 공공데이터의 제공 및 이용에 관한 법률 제 2조 제3호에 따른 기계판독이 가능한 형태를 말한다,
2) 이해하기 쉽게 작성
(1) 어문규범의 준수
(2) 국민이 이해하기 쉬운 용어 사용
3) 문서작성 기준
- 숫자 - 아라비아 숫자
- 날짜 - 날짜는 숫자로 표기 연월일 글자 생략 온점
- 시간 - 24시각제 시분 생략 쌍점
- 금액 - 아라비아 숫자 괄호 안 한글
- 바코드 - 시각장애인 편의 음성정보 영상정보 바코드로 표기 가능
- 쪽 번호 - 2장 이상 중요한 문서 앞뒤 순서 명백히 매기는 번호 (문서순서가 중요한 문서, 사실관계 법률관계 증명문서, 인허가 등의 문서)
- 용지 - a4 용지 기본규격
2. 문서의 성립
1) 요건
(1) 행정기관의 적법한 권한 범위 내에서 작성되어야 한다.
(2) 행정기관의 의사표시가 명확하게 표현되어야 한다.
(3) 위법 부당하거나 시행 불가능한 내용이 아니어야 한다.
(4) 법령에 규정된 절차 및 형식을 갖추어야 한다.
2) 성립시기
문서는 결재권자가 해당 문서에 서명의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
3. 문서의 효력
1) 입법주의
(1) 표백주의 - 문서가 성립한 때
(2) 발신주의 - 성립한 문서가 상대방에게 발신된 때
(3) 도달주의 - 문서가 상대방에게 도달한 때
(4) 요지주의 - 문서의 내용을 상대방이 안 때
2) 효력발생 시기
(1) 원칙
행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정은 문서가 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다. 전자문서의 경우 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템에 입력되는 것을 말한다,
(2) 공고문서는 그 문서에서 효력 발생 시기를 구체적으로 밝히지 않은 경우 고시 또는 공고가 있을 날부터 5일이 경과한 때 효력이 발생한다.
4. 문서의 구성
1) 두문
(1) 행정기관명의 표시
문서를 기안한 부서의 행정기관 명칭을 표시한다.
(2) 수신자의 표시
- 수신자가 없는 내부결재문서의 경우 수신란에는 내부결재 표시
- 독임제기관의 장 또는 합의제기관의 장의 권한에 관한 사항인 경우에는 수신란에 해당 기관의 장의 직위를 쓰고 괄호 안에 업주처리할 보조기관이나 보좌기관의 직위를 쓴다.
- 합의제기관의 권한에 관한 사항인 경우에는 수신란에 해당 기관의 명칭을 쓴다.
- 수신자가 많은 경우 수신란에 수신자 참조, 결문에 수신자명 표시
(3) 경유의 표시
- 경유기관이 없는 경우 빈칸으로 둔다.
- 경유기관이 하나인 경유 이 문서의 경유기관의 장은 땡땡이고 최종 수신기관의 장은 땡땡입니다로 표시한다.
- 경유기관이 둘 이상인 경우 1차 땡땡, 2차 땡땡, 최종 수신기관의 장은 땡떙떙으로 표시한다.
(4) 로고 상징의 표시
2) 본문
(1) 제목
그 문서의 내용을 알기 쉽게 간단하고 명확하게 기재한다.
(2) 내용 및 첨부물
3) 결문
(1) 발신명의의 표시
- 행정기관 장의 권한인 경우에는 해당 행정기관의 장의 명의로 발신한다.
- 합의제기관의 권한에 속하는 문서의 경우에는 그 합의제기관의 명의로 발신한다
- 법령에 따라 행정권한이 위임 위탁된 경우에는 그 위임 또는 위탁을 받은 자의 명으로 발신한다.
- 행정기관 내의 보조기관 도는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 해당 보조 보좌기관 명의로 발신한다.
- 내부결재문서에는 발신명이를 표시하지 아니한다.
- 권한대행 직무대리인 경우 표시하여야 한다,
(2) 기안자 협조자 검토자 결재권자의 직위 또는 직급과 성명
기안자는 기안자란엥 검토 협조자는 겁토자 또는 협조자란에 결재권자는 결재권자란에 직위 또는 직급을 적고 서명란에 서명한다.
(3) 생산등록번호(시행일) 및 접수등록번호 (접수일)
공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제20조에 따른 생산등록번호 또는 접수등록번호를 업무관리시스템이나 전자문서시스템에 의하여 전자적으로 표시한다. 연도별 일련번호.
(4) 우편번호, 도로명주소, 홈페이지 주소, 전화번호, 팩스번호, 공무원의 전자우편주소, 공개 구분